STATUT ECR Polska

Rozdział I – Postanowienia ogólne

§ 1

  1. ECR Polska jest dobrowolną, samorządną organizacją, niezależną w swej działalności statutowej od organów władzy publicznej oraz organizacji politycznych, społecznych i zawodowych.
  2. ECR Polska używa jednocześnie nazwy w języku angielskim ECR Poland.
  3. ECR Polska jest związkiem pracodawców i działa na podstawie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o organizacjach pracodawców (Dz.U. Nr 55, poz. 235 z późniejszymi zmianami).
  4. ECR Polska zostaje zawiązany na czas nie określony.

§ 2

  1. ECR Polska działa na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i za granicą, zgodnie z obowiązującym prawem polskim i prawem kraju, w którym prowadzi działalność.
  2. Siedzibą ECR Polska jest Poznań.

§ 3

ECR Polska może przystępować do organizacji krajowych i międzynarodowych. ECR Polska prowadzi także działalność na forum międzynarodowym.

Rozdział II – Cele i zadania

§ 4

  1. Celem ECR Polska jest ochrona praw i reprezentowanie interesów jego członków wobec organów administracji państwowej, jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek.
  2. Celem ECR Polska jest tworzenie warunków wymiany doświadczeń przez członków prowadzących działalność w sektorze dóbr konsumpcyjnych częstego zakupu (zwanym dalej „FMCG”) w celu rozwiązywania problemów i zwiększenia efektywności działania.

§ 5

Do zadań ECR Polska należy w szczególności:

a. ochrona praw i reprezentowanie interesów zrzeszonych członków wobec organów władzy i administracji państwowej oraz organów samorządu terytorialnego,

b. oddziaływanie na kształtowanie ustawodawstwa dotyczącego interesów członków, kształtowanie polityki społecznej i ekonomicznej or
ganów władzy publicznej dotyczącej interesów członków,

c. promowanie i przyczynianie się do rozwoju koncepcji Wydajnej Reakcji na Potrzeby Konsumenta – ECR (Efficient Consumer Response),

d. podejmowanie działań na rzecz usuwania barier w rozwoju i usprawnianiu łańcuchów wartości sektora dóbr konsumpcyjnych częstego zakupu,

e. podejmowanie działań na rzecz podnoszenia wydajności łańcuchów wartości sektora FMCG poprzez eliminowanie kosztów nie przynoszących wartości,

f. podejmowanie działań na rzecz rozwoju zrównoważonego podmiotów prowadzących działalność w sektorze FMCG,

g. ochrona wolnej konkurencji i swobodnego dostępu do rynku dla wszystkich podmiotów gospodarczych oraz poszanowanie prawa, ze szczególnym uwzględnieniem prawa konkurencji.

§ 6

Cele i zadania ECR Polska realizowane są w szczególności poprzez:

a. występowanie do organów posiadających inicjatywę prawodawczą z wnioskami oraz opiniami w zakresie aktów prawnych dotyczących interesów członków w zakresie stosunków pracy i polityki gospodarczej,

b. opiniowanie założeń i projektów ustaw oraz aktów wykonawczych do tych ustaw w zakresie objętym niniejszym Statutem,

c. współdziałanie z innymi organizacjami pracodawców,

d. organizowanie szkoleń, sympozjów, konferencji, warsztatów i spotkań członków, a także innych form wymiany poglądów i doświadczeń, jak również uczestnictwo w spotkaniach i konferencjach organizowanych przez inne podmioty w sprawach dotyczących sektora FMCG,

e. prowadzenie badań, przechowywanie i przekazywanie informacji w zakresie dotyczącym członków, a w szczególności w zakresie logistyki, marketingu, sprzedaży, technologii informacyjnych i ekologii,

f. prowadzenie doradztwa ekonomicznego i wykonywanie ekspertyz na rzecz członków, innych pracodawców i organizacji pracodawców,

g. wydawanie organom urzędowym opinii w sprawach związanych z sektorem produkcji oraz dystrybucji towarów FMCG, na prośbę organów zarządzających, członków lub zewnętrznych podmiotów i organów urzędowych,

h. ochrona interesów swoich członków i zapewnienie im reprezentacji w kontaktach z wszelkimi podmiotami krajowymi i zagranicznymi, zarówno publicznymi, jak i prywatnymi,

i. informowanie członków o projektach i inicjatywach związanych z sektorem produkcji oraz dystrybucji towarów FMCG podejmowanych na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jak i poza jej granicami,

j. gromadzenie funduszy i zarządzanie nimi zgodnie z odpowiednimi przepisami w celu realizacji celów i zadań ECR Polska.

§ 7

1. Dla realizacji celów statutowych ECR Polska może prowadzić działalność gospodarczą, tworzyć fundacje, fundusze i uczestniczyć w innych przedsięwzięciach gospodarczych.

2. Dochód z działalności gospodarczej prowadzonej przez ECR Polska służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między członków oraz inne osoby na ich majątek odrębny.

3. Cele i zadania związane z sektorem FMCG mogą być wykonywane na rzecz członków za ich dodatkową opłatą. Dotyczy to w szczególności organizacji szkoleń, sympozjów, konferencji, warsztatów i spotkań członków, a także innych form wymiany poglądów i doświadczeń.

4. ECR Polska prowadzi działalność gospodarczą obejmującą w szczególności:

a. działalność organizacji komercyjnych i pracodawców (PKD 94.11.Z),

b. działalność związaną z organizacją targów, wystaw i kongresów (PKD 82.30.Z),

c. badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych (PKD 72.20.Z),

d. badanie rynku i opinii publicznej (PKD 73.20.Z),

e. wydawanie książek (PKD 58.11.Z),

f. przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobną działalność (PKD 63.11.Z),

g. działalność portali internetowych (PKD 63.12.Z),

h. pozostałą działalność usługową w zakresie informacji, gdzie indziej niesklasyfikowaną (PKD 63.99.Z),

i. stosunki międzyludzkie (public relations) i komunikacja (PKD 70.21.Z),

j. pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (PKD 70.22.Z),

k. pozostałą działalność wspomagającą prowadzenie działalności gospodarczej, gdzie indziej niesklasyfikowaną  (PKD 82.99.Z),

l. pozostałą działalność usługową, gdzie indziej niesklasyfikowaną (PKD 96.09.Z),

m. pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKD 85.59.B).

Rozdział III – Członkostwo

§ 8

1. Do ECR Polska mogą należeć pracodawcy będący osobami fizycznymi lub prawnymi, jak również podmioty nie posiadające osobowości prawnej.

2. Członek musi być pracodawcą, który działa w branży produkcji, sprzedaży detalicznej lub hurtowej artykułów spożywczych i innych, stanowiących szybko zbywalne towary konsumpcyjne, bądź świadczy usługi na rzecz tej branży.

3. ECR Polska musi posiadać co najmniej dziesięciu członków. O przyjęciu w poczet członków decyduje Zarząd, na pisemny wniosek zainteresowanego pracodawcy. Zarząd podejmuje decyzję w ciągu 14 (czternastu) dni od dnia wpłynięcia wniosku. W razie odmowy przyjęcia, wnioskodawcy przysługuje odwołanie do Rady Nadzorczej w ciągu 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania decyzji o odmowie.

§ 9

1. Członkom ECR Polska przysługują następujące prawa:

a. uczestniczenie w pracach ECR Polska i jego organów.

b. korzystanie ze wsparcia ECR Polska we wszystkich sprawach objętych niniejszym Statutem.

c. dostęp do wszelkich informacji dotyczących ECR Polska,

d. uczestnictwo w szkoleniach, sympozjach, konferencjach, warsztatach i spotkaniach członków, a także w innych formach wymiany poglądów i doświadczeń,

e. przedstawianie Zarządowi propozycji, które członkowie ECR Polska uważają za leżące w sferze zainteresowań ECR Polska.

2. Członkowie uczestniczą w pracach Zarządu i Rady Nadzorczej poprzez swoich przedstawicieli. Warunkiem skutecznego powołania osoby fizycznej do Zarządu albo Rady Nadzorczej jest przedstawienie na piśmie rekomendacji od członka ECR Polska. Rekomendacja powinna zostać przedstawiona członkom organu, który dokonuje wyboru. Członek ma prawo w każdym czasie cofnąć rekomendację. W takim wypadku na najbliższym posiedzenia organu, który dokonuje wybory, osoba której cofnięto rekomendację zostaje odwołana z Zarządu albo Rady Nadzorczej. W przypadku gdy osoba powołana do Zarządu albo Rady Nadzorczej została rekomendowana przez kilku członków ECR Polska – oświadczenie o cofnięciu rekomendacji jest skuteczne, gdy zostanie złożone przynajmniej przez jednego członka udzielającego rekomendacji.

§ 10

Członkowie ECR Polska mają następujące obowiązki:

a. udział w pracach ECR Polska,

b. przestrzeganie Statutu ECR Polska oraz decyzji podjętych przez odpowiednie władze,

c. terminowe uiszczanie składek,

d. aktywna współpraca z ECR Polska i udzielanie organom ECR Polska informacji niezbędnych dla jego działalności,

e. udzielanie pomocy ECR Polska w wykonywaniu zadań statutowych,

f. przyczynianie się za pomocą wszelkich możliwych środków do utrwalenia dobrego imienia i wizerunku ECR Polska oraz wspieranie ECR Polska w skutecznym świadczeniu jego usług,

g. obecność na Walnych Zgromadzeniach i innych spotkaniach, o uczestnictwo w których członek został poproszony,

h. sumienne pełnienie obowiązków we władzach ECR Polska,

i. umożliwianie sporządzania statystyk, raportów i analiz, które leżą w sferze zainteresowań ECR Polska.

§ 11

1. Członkostwo w ECR Polska ustaje w razie:

a. wystąpienia z ECR Polska,

b. rozwiązania ECR Polska,

c. śmierci albo likwidacji członka,

d. wykluczenia z ECR Polska przez Zarząd na skutek działalności członka na szkodę ECR Polska lub naruszania przez członka niniejszego Statutu, w tym w szczególności uchylania się od opłacania składek członkowskich przez okres jednego roku.

2. Deklarację wystąpienia z ECR Polska składa się najpóźniej na trzy miesiące przed upływem roku kalendarzowego, tj. do dnia 30 września, w formie pisemnej ze skutkiem na koniec roku, w którym złożono deklarację wystąpienia.

3. Wykluczenie następuje na mocy uchwały Zarządu. Od uchwały Zarządu w sprawie wykluczenia przysługuje odwołanie do Rady Nadzorczej. Odwołanie do Rady Nadzorczej wnosi się w ciągu 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania uchwały o wykluczeniu. W okresie do rozpatrzenia odwołania członek ma pełne prawa i obowiązki członkowskie.

4. W związku z ustaniem członkostwa nie przysługuje żadne roszczenie do majątku ECR Polska.

Rozdział IV – Organy (Władze) ECR Polska

§ 12

Władzami ECR Polska są:

a. Walne Zgromadzenie,

b. Rada Nadzorcza,

c. Zarząd.

§ 13

1. Uchwały wszystkich władz ECR Polska zapadają zwykłą większością głosów bez względu na liczbę obecnych, jeżeli inne postanowienia Statutu lub przepisy nie stanowią inaczej. Przez zwykłą większość głosów rozumie się więcej głosów oddanych „za” podjęciem uchwały niż „przeciw” podjęciu uchwały.

2. Uchwały wszystkich władz ECR Polska zapadają jawnie.

§ 14

1. Walne Zgromadzenie jest najwyższym organem ECR Polska.

2. Zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie co najmniej raz na 3 (trzy) lata, powiadamiając o jego terminie, miejscu i porządku obrad wszystkich członków listami poleconymi, pocztą kurierską, drogą elektroniczną na podany pisemnie przez członka adres, faksem na podany pisemnie przez członka numer faksu lub osobiście, co najmniej 14 (czternaście) dni przed terminem rozpoczęcia obrad.

3. W Walnym Zgromadzeniu uczestniczą członkowie ECR Polska. Każdemu członkowi przysługuje jeden głos. Członkowie ECR Polska (osoby prawne i jednostki nie posiadające osobowości prawnej) są reprezentowani na Walnym Zgromadzeniu przez swoje odpowiednie władze statutowe lub pełnomocników.

4. Zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie:

a. w sytuacjach określonych w niniejszym Statucie oraz z własnej inicjatywy,

b. na wniosek Rady Nadzorczej w terminie do 2 (dwóch) miesięcy od daty otrzymania wniosku,

c. na pisemny wniosek 1/3 (jednej trzeciej) członków w terminie do 2 (dwóch) miesięcy od daty otrzymania wniosku.

5. Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należy:

a. odwoływanie, zawieszanie oraz powoływanie członków Rady Nadzorczej spośród kandydatów rekomendowanych przez członków,

b. uchwalanie zmian do Statutu,

c. rozwiązanie ECR Polska i podjęcie uchwały ustalającej przeznaczenie majątku ECR Polska,

d. uchwalanie regulaminu obrad Walnego Zgromadzenia,

e. podejmowanie decyzji w innych sprawach wynikających z niniejszego Statutu lub przepisów prawa.

§ 15

1. Rada Nadzorcza, zwana również Board of Directors, jest organem kontroli wewnętrznej oraz organem decyzyjnym w sprawach, o jakich mowa w niniejszym Statucie.

2. Rada Nadzorcza składa się z 11 (jedenastu) do 21 (dwudziestu jeden) członków wybranych przez Walne Zgromadzenie. Do 10 (dziesięciu) członków Rady wybieranych jest spośród osób rekomendowanych przez członków ECR Polska – producentów artykułów spożywczych i innych, stanowiących szybko zbywalne towary konsumpcyjne, do 10 (dziesięciu) członków Rady wybieranych jest spośród osób rekomendowanych przez członków ECR Polska – detalistów i hurtowników artykułów spożywczych i innych, stanowiących szybko zbywalne towary konsumpcyjne, 1 (jeden) członek Rady wybierany jest spośród osób rekomendowanych przez Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu, a w razie jeżeli Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu nie będzie członkiem ECR Polska wówczas 1 (jeden) członek Rady wybierany jest spośród osób rekomendowanych przez członków ECR Polska świadczących usługi na rzecz producentów, detalistów i hurtowników artykułów spożywczych i innych, stanowiących szybko zbywalne towary konsumpcyjne.

3. Rada Nadzorcza podczas pierwszego posiedzenia powołuje ze swego grona Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego.

4. W przypadku śmierci, rezygnacji albo odwołania członka Rady Nadzorczej w czasie trwania kadencji lub w sytuacji nieobsadzenia pełnego składu Rady Nadzorczej w drodze wyboru, Rada Nadzorcza uprawniona jest dokooptować do swojego składu nowych członków. Rada Nadzorcza może dokooptować nowych członków zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/3 członków Rady Nadzorczej.

4(1). Uchwała w sprawie uzupełnienia składu Rady Nadzorczej w trybie określonym w pkt. 4 zostaje przedstawiona na najbliższym Walnym Zgromadzeniu. Walne Zgromadzenie może uchylić uchwałę Rady Nadzorczej większością 2/3 głosów.

5. Kadencja Rady Nadzorczej trwa 3 (trzy) lata. Kadencja jest wspólna dla wszystkich członków Rady Nadzorczej.

5(1). Z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub ustania obowiązywania innej umowy cywilnoprawnej łączącej członka Rady Nadzorczej z członkiem ECR Polska, ustaje jego członkostwo w Radzie Nadzorczej, bez konieczności podejmowania uchwały o odwołaniu.

6. Do kompetencji Rady Nadzorczej należy:

a. odwoływanie, zawieszanie oraz powoływanie członków Zarządu,

b. kontrola bieżącej działalności ECR Polska,

c. kontrola stanu majątku ECR Polska oraz wyników działalności gospodarczej, jeśli taka jest prowadzona,

d. zatwierdzanie programów działalności ECR Polska przygotowywanych przez Zarząd,

e. występowanie z wnioskiem o zwołanie Walnego Zgromadzenia,

f. rozpatrywanie odwołań od uchwał Zarządu dotyczących wykluczenia członków oraz odmowy przyjęcia w poczet członków, przy czym uchwała Rady Nadzorczej jest ostateczna i niezaskarżalna do jakiegokolwiek sądu,

g. prawo delegowania jednego ze swoich członków do uczestnictwa – bez prawa głosu – w pracach Zarządu,

h. uchwalanie regulaminu działania Zarządu oraz regulaminu działania Rady Nadzorczej,

i. zatwierdzanie sprawozdania Zarządu z działalności ECR Polska oraz sprawozdania finansowego za poprzedni rok kalendarzowy,

j. podejmowanie decyzji o wysokości składki członkowskiej,

k. udzielania Zarządowi zgody na zawarcie umowy, na podstawie której na rzecz ECR Polska prowadzone byłoby biuro zarządu ECR Polska,

l. udzielania Zarządowi zgody na zaciąganie zobowiązań przekraczających wartość 100.000,00 zł,

m. reprezentowanie ECR Polska w umowach i sporach z członkami Zarządu,

n. wyrażanie zgody na przystąpienie ECR Polska do innych osób prawnych i organizacji nieposiadających osobowości prawnej,

o. podejmowanie decyzji w innych sprawach wynikających z niniejszego Statutu lub przepisów prawa.

7. Członkowie Rady Nadzorczej nie mogą wchodzić w skład Zarządu, ani pozostawać z członkami Zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia.

8. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwołuje jej Przewodniczący albo Wiceprzewodniczący, nie rzadziej niż raz na pięć miesięcy, a także:

a. w sytuacjach określonych w niniejszym Statucie oraz z własnej inicjatywy,

b. na wniosek Zarządu w terminie do 1 (jednego) miesiąca od daty otrzymania wniosku,

c. na pisemny wniosek 1/3 (jednej trzeciej) członków Rady Nadzorczej w terminie do 1 (jednego) miesiąca od daty otrzymania wniosku.

§ 16

1. Zarząd składa się z 1 (jednego) do 5 (pięciu) członków wybranych przez Radę Nadzorczą spośród osób rekomendowanych przez członków ECR Polska. Pierwszy Zarząd Związku powoływany jest przez Zgromadzenie Założycielskie.

2. W razie powołania Zarządu jednoosobowego w skład Zarządu wchodzi Dyrektor Zarządzający. W razie powołania Zarządu dwuosobowego w skład Zarządu wchodzą: Dyrektor Zarządzający i Sekretarz. W razie powołania Zarządu trzyosobowego w skład Zarządu wchodzą: Dyrektor Zarządzający, Sekretarz i Skarbnik. W przypadku Zarządu składającego się z czterech lub pięciu osób w jego skład wchodzą: Dyrektor Zarządzający, Sekretarz i Skarbnik oraz odpowiednio także jeden lub dwóch członków Zarządu.

3. Zarząd wieloosobowy podczas pierwszego posiedzenia powołuje ze swego grona Dyrektora Zarządzającego i Sekretarza a Zarząd trzy i więcej osobowy dodatkowo także Skarbnika.

4. W przypadku śmierci, rezygnacji albo odwołania członka Zarządu, Dyrektor Zarządzający albo Sekretarz (a w ich braku każdy członek Zarządu) zobowiązany jest wnosić o zwołanie posiedzenia Rady Nadzorczej celem wyboru nowego członka w terminie 7 (siedmiu) dni od uzyskania informacji o śmierci, rezygnacji albo odwołaniu.

5. Kadencja Zarządu trwa 4 lata. Kadencja jest wspólna dla wszystkich członków Zarządu.

6. Do kompetencji Zarządu należy:

a. przygotowywanie oraz zatwierdzenie planu finansowego (budżetu) na każdy rok kalendarzowy,

b. opracowywanie sprawozdań, o jakich mowa w niniejszym Statucie oraz planów działalności ECR Polska,

c. reprezentowanie ECR Polska i działanie w jego imieniu,

d. zaciąganie zobowiązań majątkowych w imieniu ECR Polska o wartości nie przekraczającej 100.000,00 zł, a po uzyskaniu zgody Rady Nadzorczej zaciąganie zobowiązań majątkowych w imieniu ECR Polska o wartości przekraczającej 100.000,00 zł,

e. kierowanie bieżącą działalnością ECR Polska,

f. administrowanie majątkiem ECR Polska,

g. podejmowanie decyzji o prowadzeniu działalności gospodarczej po konsultacji z Radą Nadzorczą,

h. tworzenie grup roboczych z innymi pozarządowymi stowarzyszeniami i organizacjami, zajmujących się określonymi problemami mającymi związek z celami ECR Polska,

i. proponowanie i przedstawianie do zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą utworzenia sekcji ECR Polska grupujących członków o wspólnych lub specyficznych zainteresowaniach,

j. podejmowanie decyzji w innych sprawach wynikających z niniejszego Statutu lub przepisów prawa.

7. Członkowie Zarządu nie mogą wchodzić w skład Rady Nadzorczej, ani pozostawać z członkami Rady Nadzorczej w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia.

8. Posiedzenia Zarządu zwołuje Dyrektor Zarządzający. Dyrektor Zarządzający zwołuje posiedzenie nie rzadziej niż raz na miesiąc a także:

a. w sytuacjach określonych w niniejszym Statucie oraz z własnej inicjatywy,

b. na wniosek Rady Nadzorczej w terminie do 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania wniosku,

c. na pisemny wniosek 1/3 (jednej trzeciej) członków Zarządu w terminie do 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania wniosku.

9. W razie powołania Zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń woli w imieniu ECR Polska i reprezentowania ECR Polska uprawnieni są dwaj członkowie Zarządu. W razie powołania Zarządu jednoosobowego, do składania oświadczeń woli w imieniu ECR Polska i reprezentowania ECR Polska uprawniony jest Dyrektor Zarządzający.

Rozdział V – Majątek ECR Polska

§ 17

1. Majątek ECR Polska stanowią środki finansowe, fundusze, nieruchomości, ruchomości oraz inne elementy majątku nabyte w trakcie trwania działalności statutowej, a w szczególności:

a. spadki, darowizny, zapisy, dotacje, subwencje oraz innego rodzaju przysporzenia majątkowe poczynione na rzecz ECR Polska przez osoby fizyczne i prawne, z Polski i za granicy,

b. odsetki bankowe,

c. wpływy z ofiarności publicznej,

d. składki członkowskie,

e. dochody z własnej działalności, w tym działalności gospodarczej,

f. inne wpływy i dochody uzyskane zgodnie z obowiązującym prawem.

2. Majątek ECR Polska służy jedynie i wyłącznie realizacji celów statutowych i nie może służyć do podziału między członków oraz inne osoby na ich majątek odrębny.

3. Majątek ECR Polska nie może być przeznaczony na udzielanie pożyczek lub zabezpieczanie zobowiązań w stosunku do członków ECR Polska, członków jego organów lub pracowników ECR Polska, oraz innych osób, z którymi wyżej wspomniani pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, zwanych dalej „osobami bliskimi”. Nie jest dopuszczalne wykorzystanie majątku ECR Polska na rzecz członków ECR Polska, członków organów ECR Polska lub pracowników ECR Polska oraz na rzecz ich osób bliskich. Z majątku ECR Polska nie może być finansowany zakup na szczególnych zasadach towarów lub usług do oraz od podmiotów, w których uczestniczą członkowie ECR Polska, członkowie jego organów lub pracownicy oraz ich osoby bliskie.

4. Zarząd ECR Polska może odmówić przyjęcia środków materialnych oraz innego wsparcia od osoby fizycznej lub prawnej bez podawania uzasadnienia swego stanowiska.

Rozdział VI – Zmiany Statutu ECR Polska

§ 18

1. Zmiana Statutu ECR Polska wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia podjętej zwykłą większością głosów, w trybie jawnym. Przez zwykłą większość głosów rozumie się więcej głosów oddanych „za” podjęciem uchwały niż „przeciw” podjęciu uchwały.

2. Zarząd zawiadamia niezwłocznie sąd o zmianie Statutu.

Rozdział VII – Rozwiązanie ECR Polska

§ 19

Uchwałę o rozwiązaniu ECR Polska i ustaleniu przeznaczenie majątku ECR Polska w razie likwidacji podejmuje Walne Zgromadzenie zwykłą większością głosów w trybie jawnym. Przez zwykłą większość głosów rozumie się więcej głosów oddanych „za” podjęciem uchwały niż „przeciw” podjęciu uchwały.

Rozdział VIII – Przepisy końcowe

§ 20

1. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Statutem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o organizacjach pracodawców (Dz.U. Nr 55, poz. 235 z późniejszymi zmianami) oraz inne właściwe przepisy prawa.

2. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

 

 

THE STATUTE OF ECR POLAND

Chapter I – General provisions

§ 1

1. The ECR Poland (Polska), hereinafter referred to as “ECR Poland”, is a voluntary non-governmental organisation whose statutory activity is independent of any public authority bodies and any political, social or professional organisations.

2. ECR Poland shall simultaneously be referred to as “ECR Poland” in the English language and “ECR Polska” in the Polish language.

3. ECR Poland is an Employers’ Association and operates on the basis of the Act of May 23rd, 1991 on Employers’ Associations (Polish Journal of Laws no.55, item 235 as amended).

4. ECR Poland has been set up for an indefinite period of time.

§ 2

1. ECR Poland shall operate on the territory of the Republic of Poland and abroad in compliance with the Polish legislation and the legislation of the country in which it operates.

2. The seat of ECR Poland shall be located in Poznań.

§ 3

ECR Poland can become a member of national and international associations. ECR Poland shall also conduct operations on the international stage.

Chapter II – Goals and tasks

§ 4

1. The goal of ECR Poland is to protect the rights and represent the interests of its members before state administration bodies, local government bodies and others.

2. The goal of ECR Poland is to create the opportunities for the exchange of experience between its members operating in the area of fast moving consumer goods (hereinafter referred to as “FMCG”) in order to solve problems and increase the effectiveness of operations.

§ 5

Specific tasks of ECR Poland have been listed below:

a. protecting the rights and to represent the interests of associated members before state authorities and state administration as well as local government bodies,

b. participating in the preparation of legislation concerning the members’ interests and in defining social and economic policy of public authorities concerning the members’ interests,

c. promoting and helping in the development of the ECR concept (Efficient Consumer Response),

d. taking efforts in order to remove the obstacles for the development and improving the value chains of the fast moving consumer goods,

e. taking efforts in the area of improving the effectiveness of value chains of FMCG sector through the elimination of costs which do not bring any value,

f. taking efforts in the area of sustainable development of those entities that are operating in the FMCG sector,

g. protecting free competition and free access to the market of all economic entities as well as respecting the law and especially the competition law.

§ 6

ECR goals and tasks shall be realised primarily through:

a. filing applications and presenting opinions to the bodies that have the right of legislative initiative concerning legal acts which involve the members’ interests in the area of work relations and economic policy,

b. issuing opinions on the contents and drafts of the acts and secondary legislation to these acts in the scope covered by this Statute,

c. co-operation with other employers’ associations,

d. organizing training, symposiums, conferences, workshops and meetings of the members as well as other forms of exchanging views and experience, participation in the meetings and conferences organised by other entities in the area of matters concerning the FMCG sector,

e. conducting research, storing and sharing information concerning the members, and especially any information from the area of logistics, marketing, sales, information technologies and ecology.

f. business advisory services and the preparation expert’s opinions for other members, other employers and employers’ organisations,

g. presenting opinions on the sector of production and distribution of FMCG to administrative bodies authorities upon the request of managing bodies, their members or external entities and other administrative bodies,

h. protecting the interests of its members and representing them during contacts with any domestic and foreign entities, both public and private,

i. informing the members of the projects and initiatives related to the sector of production and distribution of FMCG developed on the territory of the Republic of Poland and abroad,

j. gathering funds and managing them in compliance with relevant provisions in order to implement the goals and tasks of ECR Poland.

§ 7

1. In order to realise its statutory goals ECR Poland may conduct business activity, set up foundations or funds and participate in other business ventures.

2. The proceeds from business activity conducted by ECR Poland shall be used for the realisation of statutory goals and may not be distributed between its members nor other entities for their individual assets.

3. The goals and tasks related to the FMCG industry may be subcontracted by the members upon additional remuneration, which applies especially to the organisation of training, symposiums, conferences, workshops and members’ meetings as well as other forms of exchanging views and experience.

4.ECR Poland commercial activities should cover in particular:

a. activities of commercial and emloyers’ organisations (PKD 94.11.Z),

b. activities related to organisation of fairs, exhibitions and congresses (PKD 82.30.Z),

c. research and development in social and human science (PKD 72.20.Z),

d. market research and opinion poll (PKD 73.20.Z),

e. books publishing (PKD 58.11.Z),

f. data management, internet hosting and others (PKD 63.11.Z),

g. activities of internet portals (PKD 63.12.Z),

h. other services related to information, not classified elsewher (PKD 63.99.Z),

i. public relations and communication (PKD 70.21.Z),

j. other consulting for business activities and management (PKD 70.22.Z),

k. other activities requiring proprietorship, not classified elsewhere (PKD 82.99.Z),

l. other service-providing activities, not classified elsewhere (PKD 96.09.Z),

m. other forms of non-school education, not classified elsewhere (PKD 85.59.B),

Chapter III – Membership

§ 8

1. The members of ECR Poland may be selected from employers who are either natural or legal persons as well as entities with no legal personality.

2. A member must be an employer who is operating in the area of the production, retail sales or wholesale of consumables and other goods defined as fast moving consumer goods or an employer who provides services to the FMCG branch.

3. ECR Poland must have at least ten members. The Management issues a decision on accepting a candidate as a member upon the application of the interested employer within 14 (fourteen) days from the submission of the application. If the application is rejected, the applicant may appeal at the Supervisory Board within 14 (fourteen) days from the reception of the notification of rejection.

§ 9

1. The members of ECR Poland shall be entitled to:

a. participate in the works of ECR Poland and its bodies,

b. receive the support of ECR Poland in all areas covered by this statute,

c. access any information concerning ECR Poland,

d. participate in the training, symposiums, conferences, workshops and members´ meetings as well as other forms of exchanging views and experience,

e. present the proposals which the members of ECR Poland deem relevant to the area of interests of ECR Poland to the Management.

2. The members participate in the activities of the Management and the Supervisory Board through their representatives. The condition of the successful appointment of a natural person to Management and the Supervisory Board is the presentation of a written recommendation from an ECR Poland member. Such a recommendation should be presented to the members of the appointing body. The members shall be entitled to withdraw their recommendation at any time. In such case the person whose recommendation has been withdrawn shall be dismissed from the Management and the Supervisory Board. If a person appointed to the Management and the Supervisory Board has been recommended by a number of members of ECR Poland, the notification of the withdrawal of the recommendation becomes effective if it has been submitted by at least one member granting a recommendation.

§ 10

The members of ECR Poland shall be obliged to:

a. participate in the activities of ECR Poland,

b. comply with the Statute of ECR Poland and any decisions made by relevant authorities,

c. pay their membership fees on time,

d. actively co-operate with ECR Poland and provide its bodies with any information which is essential to the operations of ECR Poland,

e. help ECR Poland in the implementation of statutory tasks,

f. enhance the good name and image of ECR Poland using all available means as well as assist ECR Poland in the effective provision of its services,

g. participate in General Assemblies and other meetings to which they have been invited,

h. thoroughly fulfil their obligations as members of managing bodies of ECR Poland,

i. enable the preparation of statistics, reports and analyses which are of interest to ECR Poland.

§ 11

1. The membership in ECR Poland shall be terminated in the case of:

a. the retirement from ECR Poland,

b. the dissolution of ECR Poland,

c. member’s death or liquidation,

d. the exclusion from ECR Poland by the Management as a result of member’s activities which were detrimental to ECR Poland or non-compliance with this Statute and especially as a result of failure to pay membership fees for one year.

2. The declaration of retirement from ECR Poland shall be submitted at least three months before the end of the calendar year, i.e. by September 30th, shall be made in writing and shall take effect at the end of the year in which such declaration of retirement has been made.

3. The exclusion shall take place upon the resolution of the Management. The member shall be entitled to appeal against the resolution of the Management at the Supervisory Board within 14 (fourteen) days of the having received the notification of the aforementioned resolution. The member shall enjoy full membership rights and obligations during the examination of such appeal.

4. The members whose membership has terminated shall not have the right to make any claims to the assets of ECR Poland.

Chapter IV – The managing bodies (authorities) of ECR Poland

§ 12

ECR Poland shall be managed by:

a. the General Assembly Meeting,

b. the Supervisory Board,

c. the Management.

§ 13

1. The resolutions of all authorities of ECR Poland shall be made by ordinary majority voting regardless of the number of members present, unless other provisions of the statute or legal regulations provide otherwise. The ordinary majority is defined as more votes “for” than “against” the resolution.

2. Resolutions of all authorities of ECR Poland shall be made in open sessions.

§ 14

1. The General Assembly is the highest authority of ECR Poland.

2. The General Assembly shall be called at least every 3 (three) years; all members shall be notified of its date, venue and agenda by registered mail, courier mail, e-mail sent to the address specified by each member in writing or fax number specified by each member in writing or personally at least 14 (fourteen) days before the date of the first session.

3. Only the members of ECR Poland may participate in the General Assembly. Each member shall be entitled to one vote. The members of ECR Poland (legal persons and entities without legal personality) are represented at the General Assembly by their respective statutory authorities or proxies.

4. The General Assembly shall be called by the Management:

a. in situations defined in this Statute and upon the own initiative of the Management,

b. upon a motion of the Supervisory Board within 2 (two) months from the date on which such motion has been received,

c. upon a written motion of 1/3 (one third) of all members within 2 (two) months from the date on which such motion has been received.

5. The area of responsibilities of the General Assembly shall include:

a. dismissing, suspending and appointing the members of the Supervisory Board from among candidates recommended by the members,

b. amending the Statute,

c. dissolving ECR Poland and passing a resolution which shall define the future use of ECR Poland assets,

d. preparing the agenda of the General Assembly,

e. making decisions in other matters under this Statute or legal provisions.

§ 15

1. The Supervisory Board, further referred to also as The Board of Directors, is an internal control body and a decision-making body in matters defined by this Statute.

2. The Supervisory Board shall be composed of 11 (eleven) to 21 (twenty-one) members elected by the General Assembly. Up to 10 (ten) members of the Board are elected among the persons recommended by the members of ECR Poland who are the producers of consumables and other goods defined as fast moving consumer goods; up to 10 (ten) members of the Board are elected among the persons recommended by the members of ECR Poland who are the retailers and wholesalers of consumables and other goods defined as fast moving consumer goods, 1 (one) member of the Board is elected among the persons recommended by the Instytut Logistyki i Magazynowania based in Poznań. In the case the Instytut Logistyki i Magazynowania shall not be a member of ECR Poland, then 1 (one) member of the Board is elected among the persons recommended by members of ECR Poland who are providing services to the producers, retailers and wholesalers of consumables and other goods defined as fast moving consumer goods.

3. During its first session the Supervisory Board shall appoint a President and a Vice-president of the Board.

4. In the case of member’s death, resignation or dismissal of the member of the Supervisory Board during their term of office, or in the case that not all seats were filled during regular election, the Supervisory Board is entitled to co-opt new members. The Supervisory Board shall co-opt new members by the regular majority of votes with 2/3 of the members present.

4(1). The resolution on the co-optation as specified in point 4. shall be presented at the nearest General Assembly. The General Assembly may lift the resolution of the Supervisory Board by the majority of 2/3 of votes.

5. The term of office of the Supervisory Board shall be 3 (three) years. The term is equal for all Board members.

5(1). Shall a Supervisory Board member’s labour contract or any other contract with the ECR Member Company be dissolved or expired, the Supervisory Board membership ceases automatically, without the need for a dedicated resolution.

6. The area of responsibilities of the Supervisory Board shall include:

a. dismissing, suspending and appointing the members of the Management,

b. controlling ongoing activities of ECR Poland,

c. controlling the assets of ECR Poland as well as the results of business activity if it has been conducted,

d. approving business activity schemes of ECR Poland prepared by the Management,

e. presenting a motion to call the General Assembly,

f. examining appeals to the resolutions of the Management concerning the exclusion of the members and refusal to accept a candidate as a member; the ruling of the Supervisory Board shall be final and it cannot be appealed against at any court,

g. the right to delegate one of its members to participate in the works of the Management without voting rights,

h. developing the operating regulations of the Management and the operating regulations of the Supervisory Board,

i. approving the report on the operations of ECR Poland as well as the financial statement for the previous financial year prepared by the Management,

j. defining the amount of membership fee,

k. granting consent to the Management to sign the agreement on the basis of which an office of the Management could be run for ECR Poland,

l. granting consent to the Management to assume obligations exceeding PLN 100.000,

m. representing ECR Poland during agreements and disputes with the members of the Management,

n. approving decisions on acquiring membership or becoming stake holder in other legal entities and organisations without legal personality,

o. making decisions in other matters in other matters under this Statute or legal provisions.

7. The members of the Supervisory Board cannot be the Members of the Management or be the relatives, kinsmen or subordinates (employees) of the Management members.

8. The meetings of the Supervisory Board shall be called by its President or Vice-president at least every five months, and also:

a. in situations defined in this Statute and upon their own initiative,

b. upon a motion of the Management within 1 (one) month from the date on which such motion has been received,

c. upon a written motion of 1/3 (one third) of Supervisory Board members within 1 (one) month from the date on which such motion has been received.

§ 16

1. The Management shall be composed from 1 (one) to 5 (five) members elected by the Supervisory Board from among the persons recommended by the members of ECR Poland. The first Management of ECR Poland is elected by the Founding Assembly.

2. If the case of a one-person Management the Managing Director shall be its sole member. In case of a two-person Management it shall be composed of the Managing Director and the Secretary. In case of a three-person Management it shall be composed of the Managing Director, the Secretary and the Treasurer. In case of a four-person or five-person Management it shall be composed of the Managing Director and the Secretary, the Treasurer and one or two members of the Management respectively.

3. The Management consisting of more than one person shall appoint a Managing Director and the Secretary during its first meeting; The Management consisting of three or more persons shall also appoint a Treasurer.

4. In the case of death, resignation or dismissal of the member of the Management, the Managing Director or the Secretary (or any other member of the Management, should there be no Secretary or no Managing Director) shall call the General Assembly with view to electing a new member within 7 (seven) days from being informed of such death, resignation or dismissal.

5. The term of office of the Management shall be 4 years. The term is equal for all members of the Management.

6. The area of responsibilities of the Management shall include:

a. the preparation and the approval of the financial plan (a budget) for each calendar year,

b. the preparation of reports defined in this Statutes as well as the business activity schemes of ERC Poland,

c. representing ECR Poland and acting on its behalf,

d. assuming obligations on behalf of ECR Poland of up to PLN 100.000, and with the Board of Directors consent, to assume obligations exceeding PLN 100.000,

e. managing ongoing activities of ECR Poland,

f. managing the assets of ECR Poland,

g. deciding whether to take up business activity after the consultation with the Supervisory Board,

h. creating workgroups with other non-governmental associations and organisations to work on matters relevant to ECR Poland goals,

i. proposing and presenting the Supervisory Board for approval to create sections within ECR Poland, gathering members of joint or specific interests,

j. making decisions in other matters under this Statute or legal provisions.

7. The members of the Management cannot be the members of the Supervisory Board or be the relatives, kinsmen or subordinates (employees) of the Supervisory Board members.

8. The meetings of the Management shall be called by the Managing Director at least once a month, and also:

a. in situations defined in this Statute and upon his own initiative,

b. upon a motion of the Supervisory Board within 7 (seven) days from the date on which such motion has been received,

c. upon a written motion of 1/3 (one third) of Supervisory Board members within 7 (seven) days from the date on which such motion has been received.

9. In the case of the Management composed of more than one person two of its members shall be entitled to make declarations of intent on behalf of ECR Poland and to represent ECR Poland. In the case of a one-person Management the Managing Director shall be entitled to make declarations of intent behalf of ECR Poland and to represent ECR Poland.

Chapter V – The assets of ECR Poland

§ 17

1. The assets of ECR Poland shall be any financial resources, funds, real and movable properties as well as other elements acquired during its statutory activity, and especially:

a. inheritance, donations, legacies, grants, subventions and any other material benefits received by ECR Poland from natural and legal persons from Poland and from abroad,

b. bank interests,

c. charity proceeds,

d. membership fees,

e. proceeds from own activities, including business activity,

f. other income and proceeds obtained in compliance with currently binding legal provisions.

2. The assets of ECR Poland shall be used solely for the realisation of statutory goals and may not be distributed between the members and other persons for their personal benefit.

3. The assets of ECR Poland may not be used as loans or for securing obligations towards the members of ECR Poland, the members of its bodies or the employees of ECR Poland, or any other persons, who are the spouses of the above mentioned individuals, their relatives or indirect kinsmen to the second degree or who have been adopted by such individuals, remain under their care or supervision (hereinafter referred to as the “close persons”). It is not allowed to use the assets of ECR Poland for the needs of the members of ECR Poland, the members of the bodies of ECR Poland or the employees of ECR Poland as well as the needs of their close persons. The assets of ECR Poland may not be used for financing the purchase of goods and services on special conditions between and from the entities in which the members of ECR Poland, the members of its bodies, its employees and their close persons are participating.

4. The Management of ECR Poland may refuse to accept financial donations or any other form of support from any natural or legal person without stating reasons for such refusal.

Chapter VI – Changes to the Statute of ECR Poland

§ 18

1. Changing the Statute of ECR Poland requires a General Assembly resolution made by ordinary majority voting, in an open session. The ordinary majority is defined as more votes “for” than “against” the resolution.

2. The Management should immediately inform the court on changes made to the Statute.

Chapter VII – Dissolution of ECR Poland

§ 19

The resolution on dissolving ECR Poland and defining the future use of ECR Poland assets shall be made by General Assembly by ordinary majority voting, in an open session. The ordinary majority is defined as more votes “for” than “against” the resolution.

Chapter VIII – Final provisions

§ 20

1. In any matters not covered by this statute the Act of May 23rd, 1991 on the Employees’ Associations (Polish Journal of Laws, No. 55, item 235 as amended) as well as other relevant legal provisions shall apply.

2. The financial year shall be the calendar year.