• Projekty
    • Lean Green
    • Navigor
    • Lokalizacja Przyjazna Kierowcom
    • Forum Podażowe
    • Waste Busters
    • Klimatopedia
    • BigMile
    • ECR Academy
    • Palety
    • Słownik terminów logistycznych
  • O ECR
    • Jak zostać członkiem ECR Polska
  • Aktualności
  • Kontakt
  • Szukaj
  • Menu Menu
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Youtube

Elektroniczna wymiana dokumentów. Po co to komu?

Dokumenty elektroniczne

Po niemal już dwóch latach nierównej walki z pandemią – jedno z haseł, które zdecydowanie straciło w zarządzaniu łańcuchem dostaw na popularności, to „disruption”. Mamy prawo być „zawirowaniami” zmęczeni – i zamiast przełomowych wydarzeń i technologii – chcemy rozwiązań, które działają i sprawdzają się.

Z drugiej jednak strony – zaburzenia globalnych łańcuchów dostaw przypomniały mi, jak nadal niedoskonały potrafi być przepływ informacji w logistyce. Z akademickich czasów pamiętam o trzech rodzajach przepływów – rzeczowych, informacyjnych i finansowych – dziejących się zazwyczaj w tej właśnie kolejności. Jakże więc smutną jest konstatacja, że o ile przez ostatnie 20-30 lat nie zrewolucjonizowaliśmy jeszcze transportu ciężarowego (choć jest on coraz lepszy technicznie i coraz bardziej wydajny, a także nieco mniej uciążliwy środowiskowo), to w zakresie technologii informatycznych i komunikacyjnych, wydaje się, postęp technologiczny jest znacznie większy.

25 lat temu powszechne jeszcze były faksy, mało kto miał adres mailowy, 15 lat temu faksy jeszcze sporadycznie działały, ale każdy miał już maila. Dzisiaj – każdy ma telefon, który nie tylko obsługuje pocztę elektroniczną i inne media, ale również robi rzeczy w erze faksów zupełnie niesłychane.

Podobnie w przepływach finansowych – są one dzisiaj niewspółmiernie tańsze i prostsze w zarządzaniu niż jeszcze 10 czy 15 lat temu. Niech przelewy bankowe na terenie Unii Europejskiej będą tego przykładem. Oczywiście – najczęściej zlecamy je telefonem – czy to przez aplikację naszego banku, czy innego usługodawcy.

Wróćmy jednak do łańcuchów dostaw.

Jak to jest – że przy ogólnym postępie i usprawnieniach technologicznych i procesowych, przepływ informacji jakże często jeszcze kuleje?

Zamawiając przesyłkę kurierską – właściwie na każdym etapie możemy monitorować co się z nią dzieje, a informacja ta jest dostępna dla wszystkich interesariuszy. Chwała e-commerce’owi, który taki stan rzeczy wymusił, nie rozumiejąc, że w logistyce informacja nie może wyprzedzać przepływu towarów.



Oczywiście są segmenty logistyki, gdzie działa to już bardzo dobrze, ale w „tradycyjnej” logistyce – niestety trzymamy się tego paradygmatu dość kluczowo.
Z jednej strony – obracamy wieloma typami dokumentów i olbrzymią ich liczbą. Czasami są to papierowe dokumenty, coraz częściej można już spotkać również ich elektroniczne odpowiedniki. Co raz częściej słyszymy o e-WZkach, e-CMRach, różnych rozwiązaniach „bezpapierowych”, jak i starym dobrym EDI. Oraz edi (taki żart dla dogmatyków). To są wszystko dobre wiadomości – niech się dzieje, oszczędzajmy papier, a przede wszystkim jego fizyczny obrót (który jest drogi, nieefektywny, a może być nawet niebezpieczny).
Z drugiej strony – do dzisiaj słyszę (przy okazji narzekania na koszty i uciążliwość archiwizacji chociażby dokumentów magazynowych) – że „sądy lubią papier”. Trzymając się stereotypów – pewnie łatwo odnieść takie wrażenie, ale od wielu już lat Ministerstwo Finansów uznaje faktury elektroniczne – zarówno te ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane – i nie wymaga ich papierowej kopii w archiwum. Czy umowna WZka jest bardziej skomplikowana, a widoczny na niej podpis zawsze jest niepodważalną gwarancją potwierdzenia dostawy? Kilka razy słyszałem już zapytanie towarzyszące wyjaśnianiu rozbieżności w dostawach „to ilu u was Janów Kowalskich pracuje?”.

Już 1 stycznia 2022 polscy przedsiębiorcy (bo przecież większość zmian w prawie z myślą o nich jest robiona!) będą mogli wystawiać swoje dokumenty w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Czyżby i ustawodawca dostrzegł, że elektroniczne fakturowanie nadal jest dla nas zbyt zawiłe i nieefektywne?
Może warto jednak spojrzeć szerzej – i zamiast na samej elektronicznej wymianie dokumentów – skupić się na wymianie, właściwie współdzieleniu informacji. Tak, żeby niekoniecznie musiały one być źródłem przewagi konkurencyjnej w łańcuchach dostaw, ale żeby mogły być fundamentem dalszego rozwoju i usprawnień procesów tymi łańcuchami rządzącymi! Wierzę, że łańcuchu dostaw mogą działać lepiej. Covid-19 zmotywował nas, żeby tych usprawnień szukać. Wykorzystajmy te okoliczności, żeby nadgonić jakość i szybkość przepływu informacji – co najmniej do poziomu przepływu towarów, a może nawet go wyprzedzić. Dopóki będziemy tylko i wyłącznie cyfryzować obecne procesy – możemy skończyć z nadal nieefektywnymi procesami, choć zcyfryzowanymi. W myśl zasady SISO (s*it in – sh*t out). Cyfryzujmy, eradykujmy papier, ale myślmy o zarządzaniu łańcuchem dostaw holistycznie! Przepływy informacyjne mają (i mogą znacznie lepiej) wspierać te rzeczowe oraz finansowe.

Czego sobie i Państwu serdecznie na Nowy Rok życzę!

Zapraszamy również do zapoznania się z artykułem w czasopiśmie Logistyka nr 6/2021 (grudzień 2021):

Najnowsze wiadomości

  • Lean&Green i Navigor na targach TransLogistica Poland21 grudnia 2022 - 12:04
  • ECRC; Mateusz Boruta; Aneta Ciszewska; Piotr Dopierała; Artur WęgłowskiECR i Lean&Green na European Circular Retail Congress22 listopada 2022 - 12:15
  • Lean&Green i Navigor na targach TransLogistica Poland28 października 2022 - 11:26

Kategorie

  • ECR
  • Forum Podażowe
  • Klimatopedia
  • Lean & Green
  • Navigor
  • Zeropa

Projekty | O ECR | Aktualności | Kontakt

Polityka prywatności | Regulamin

Zobowiązania prawne

© 2023 ECR Polska

Rynkowi giganci ograniczają emisjeInauguracja grupy ECR Total Loss Prevention
Scroll to top

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.

ZgodaPolityka prywatności

Cookie and Privacy Settings



How we use cookies

We may request cookies to be set on your device. We use cookies to let us know when you visit our websites, how you interact with us, to enrich your user experience, and to customize your relationship with our website.

Click on the different category headings to find out more. You can also change some of your preferences. Note that blocking some types of cookies may impact your experience on our websites and the services we are able to offer.

Essential Website Cookies

These cookies are strictly necessary to provide you with services available through our website and to use some of its features.

Because these cookies are strictly necessary to deliver the website, refusing them will have impact how our site functions. You always can block or delete cookies by changing your browser settings and force blocking all cookies on this website. But this will always prompt you to accept/refuse cookies when revisiting our site.

We fully respect if you want to refuse cookies but to avoid asking you again and again kindly allow us to store a cookie for that. You are free to opt out any time or opt in for other cookies to get a better experience. If you refuse cookies we will remove all set cookies in our domain.

We provide you with a list of stored cookies on your computer in our domain so you can check what we stored. Due to security reasons we are not able to show or modify cookies from other domains. You can check these in your browser security settings.

Google Analytics Cookies

These cookies collect information that is used either in aggregate form to help us understand how our website is being used or how effective our marketing campaigns are, or to help us customize our website and application for you in order to enhance your experience.

If you do not want that we track your visit to our site you can disable tracking in your browser here:

Other external services

We also use different external services like Google Webfonts, Google Maps, and external Video providers. Since these providers may collect personal data like your IP address we allow you to block them here. Please be aware that this might heavily reduce the functionality and appearance of our site. Changes will take effect once you reload the page.

Google Webfont Settings:

Google Map Settings:

Google reCaptcha Settings:

Vimeo and Youtube video embeds:

Other cookies

The following cookies are also needed - You can choose if you want to allow them:

Privacy Policy

You can read about our cookies and privacy settings in detail on our Privacy Policy Page.

Accept settingsHide notification only