Elektroniczna wymiana dokumentów. Po co to komu?

Po niemal już dwóch latach nierównej walki z pandemią – jedno z haseł, które zdecydowanie straciło w zarządzaniu łańcuchem dostaw na popularności, to „disruption”. Mamy prawo być „zawirowaniami” zmęczeni – i zamiast przełomowych wydarzeń i technologii – chcemy rozwiązań, które działają i sprawdzają się.

Z drugiej jednak strony – zaburzenia globalnych łańcuchów dostaw przypomniały mi, jak nadal niedoskonały potrafi być przepływ informacji w logistyce. Z akademickich czasów pamiętam o trzech rodzajach przepływów – rzeczowych, informacyjnych i finansowych – dziejących się zazwyczaj w tej właśnie kolejności. Jakże więc smutną jest konstatacja, że o ile przez ostatnie 20-30 lat nie zrewolucjonizowaliśmy jeszcze transportu ciężarowego (choć jest on coraz lepszy technicznie i coraz bardziej wydajny, a także nieco mniej uciążliwy środowiskowo), to w zakresie technologii informatycznych i komunikacyjnych, wydaje się, postęp technologiczny jest znacznie większy.

25 lat temu powszechne jeszcze były faksy, mało kto miał adres mailowy, 15 lat temu faksy jeszcze sporadycznie działały, ale każdy miał już maila. Dzisiaj – każdy ma telefon, który nie tylko obsługuje pocztę elektroniczną i inne media, ale również robi rzeczy w erze faksów zupełnie niesłychane.

Podobnie w przepływach finansowych – są one dzisiaj niewspółmiernie tańsze i prostsze w zarządzaniu niż jeszcze 10 czy 15 lat temu. Niech przelewy bankowe na terenie Unii Europejskiej będą tego przykładem. Oczywiście – najczęściej zlecamy je telefonem – czy to przez aplikację naszego banku, czy innego usługodawcy.

Wróćmy jednak do łańcuchów dostaw.

Jak to jest – że przy ogólnym postępie i usprawnieniach technologicznych i procesowych, przepływ informacji jakże często jeszcze kuleje?

Zamawiając przesyłkę kurierską – właściwie na każdym etapie możemy monitorować co się z nią dzieje, a informacja ta jest dostępna dla wszystkich interesariuszy. Chwała e-commerce’owi, który taki stan rzeczy wymusił, nie rozumiejąc, że w logistyce informacja nie może wyprzedzać przepływu towarów.

Oczywiście są segmenty logistyki, gdzie działa to już bardzo dobrze, ale w „tradycyjnej” logistyce – niestety trzymamy się tego paradygmatu dość kluczowo.
Z jednej strony – obracamy wieloma typami dokumentów i olbrzymią ich liczbą. Czasami są to papierowe dokumenty, coraz częściej można już spotkać również ich elektroniczne odpowiedniki. Co raz częściej słyszymy o e-WZkach, e-CMRach, różnych rozwiązaniach „bezpapierowych”, jak i starym dobrym EDI. Oraz edi (taki żart dla dogmatyków). To są wszystko dobre wiadomości – niech się dzieje, oszczędzajmy papier, a przede wszystkim jego fizyczny obrót (który jest drogi, nieefektywny, a może być nawet niebezpieczny).
Z drugiej strony – do dzisiaj słyszę (przy okazji narzekania na koszty i uciążliwość archiwizacji chociażby dokumentów magazynowych) – że „sądy lubią papier”. Trzymając się stereotypów – pewnie łatwo odnieść takie wrażenie, ale od wielu już lat Ministerstwo Finansów uznaje faktury elektroniczne – zarówno te ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane – i nie wymaga ich papierowej kopii w archiwum. Czy umowna WZka jest bardziej skomplikowana, a widoczny na niej podpis zawsze jest niepodważalną gwarancją potwierdzenia dostawy? Kilka razy słyszałem już zapytanie towarzyszące wyjaśnianiu rozbieżności w dostawach „to ilu u was Janów Kowalskich pracuje?”.

Już 1 stycznia 2022 polscy przedsiębiorcy (bo przecież większość zmian w prawie z myślą o nich jest robiona!) będą mogli wystawiać swoje dokumenty w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Czyżby i ustawodawca dostrzegł, że elektroniczne fakturowanie nadal jest dla nas zbyt zawiłe i nieefektywne?
Może warto jednak spojrzeć szerzej – i zamiast na samej elektronicznej wymianie dokumentów – skupić się na wymianie, właściwie współdzieleniu informacji. Tak, żeby niekoniecznie musiały one być źródłem przewagi konkurencyjnej w łańcuchach dostaw, ale żeby mogły być fundamentem dalszego rozwoju i usprawnień procesów tymi łańcuchami rządzącymi! Wierzę, że łańcuchu dostaw mogą działać lepiej. Covid-19 zmotywował nas, żeby tych usprawnień szukać. Wykorzystajmy te okoliczności, żeby nadgonić jakość i szybkość przepływu informacji – co najmniej do poziomu przepływu towarów, a może nawet go wyprzedzić. Dopóki będziemy tylko i wyłącznie cyfryzować obecne procesy – możemy skończyć z nadal nieefektywnymi procesami, choć zcyfryzowanymi. W myśl zasady SISO (s*it in – sh*t out). Cyfryzujmy, eradykujmy papier, ale myślmy o zarządzaniu łańcuchem dostaw holistycznie! Przepływy informacyjne mają (i mogą znacznie lepiej) wspierać te rzeczowe oraz finansowe.

Czego sobie i Państwu serdecznie na Nowy Rok życzę!